Datenschutzhinweise zur Verarbeitung und Nutzung von Bewerbungsdaten

Umfang und Beschreibung der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verwenden die von Ihnen mitgeteilten persönlichen Bewerbungsdaten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Ihre Bewerbung wird durch eine Bewerbungs-Management-Software erfasst und gespeichert. Der Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten ist nur Personen vorbehalten, die mit dem Bewerbungsverfahren betraut sind.

Zwecke, Rechtsgrundlagen, Datenkategorien

1. Für Empfang, Kommunikation (z. B. bei Rückfragen per E-Mail über Outlook oder über unsere eingesetzte Software) und Prüfung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten. Dazu gehören zum Beispiel Ihr Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Ihre (dienstlichen und privaten) Kontaktdaten (Handynummer und E-Mail), Ihre Adresse, Hobbys, ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit, falls Sie z.B. Angaben zu einer Schwerbehinderung machen.
2. Als Bewerbungsdaten behandeln wir alle von Ihnen an uns übermittelten Informationen, neben den Angaben zu Ihrer Ausbildung und den beruflichen Qualifikationen, Ihrem Lebenslauf, Zeugnissen, Noten und Beurteilungen, Gehaltsvorstellungen, Führerschein, Testergebnissen, ggf. Ihr Foto, eventuelle Angaben zum Gesundheitszustand, sonstige ggfs. auch private Informationen.
3. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dies betrifft sowohl Ihre Bewerbungsunterlagen als auch Ihre persönlich mitgeteilten Angaben im Bewerbungsverfahren, z.B. per E-Mail, in Telefoninterviews, bei Einstellungstests, persönlichen Vorstellungsgesprächen, Job-Speed-Dating Veranstaltungen oder bei einem Messe-Besuch. Zur umfassenden Beurteilung Ihrer Bewerbung benötigen wir in jedem Fall Ihren Lebenslauf sowie Zeugnisse oder entsprechende Nachweise. Weitere Angaben, auch ein Foto, sind freiwillig.
4. Ferner sind wir nach den europäischen Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 gesetzlich verpflichtet, Bewerbungsdaten vor Einstellung mit den sog. Finanzsanktionslisten der Europäischen Union abzugleichen, damit den in der Liste genannten Personen keine Gelder oder andere finanzielle Vermögenswerte bereitgestellt werden.
5. Besuch der „Freie Stellen“-Seite (Log files/ Cookies)
   1. Wenn Sie unsere „Freie Stellen“-Seite besuchen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (etwa deine IP-Adresse) aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung unserer Informationen, der technischen Aufrechterhaltung des Internetangebots, sowie ggfs. zur Betrugsprävention und der Vermeidung von Missbrauchsfällen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
   2. Für den Einsatz von Cookies auf unserer „Freie Stellen“-Seite beachten Sie bitte unsere dort hinterlegten Cookie Informationen. Diese können unter folgendem Link aufgerufen werden: https://www.oxfam.de/datenschutz/besucherinnen.
6. Empfang und Bearbeitung von Bewerbungen (Auswahlverfahren)
   1. Über unsere „Freie Stellen“-Seite können Sie unsere Online-Stellenbörse besuchen. Wenn Sie sich für eine unserer ausgeschriebenen Stellen interessieren, können Sie sich direkt online bewerben, indem Sie unser Online-Bewerbungsformular ausfüllen. Hierfür setzen wir die Recruiting App von Aventini ein. Sie können uns zudem weitere Dokumente (etwa Lebenslauf) über das Tool zukommen lassen. Bitte senden Sie uns hierbei keine sensiblen (besondere Kategorien personenbezogener) Daten (etwa sexuelle Ausrichtung, Informationen über Krankheiten und Schwangerschaften, religiöse oder politische Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeiten) und Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, zu. Sollten Sie einen anderen Kanal – wie z.B. E-Mail oder Post – zur Übermittlung Ihrer Bewerbung nutzen, werden wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen und die Daten löschen.
   2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wie z.B. Kontaktdaten und weitere von Ihnen zur Verfügung gestellten Bewerbungsdaten zur Prüfung der Bewerbungsunterlagen, die Durchführung von Telefon-Interviews, ggf. die Durchführung von Eignungstests und Bewerbungsgesprächen sowie die Entscheidung über ein Stellenangebot (Zu- oder Absage). Gegebenenfalls nutzen wir Ihre Telefonnummer, um Sie per SMS an ein Vorstellungsgespräch zu erinnern.
   3. Falls Sie für ein persönliches Bewerbungsgespräch innerhalb Deutschlands anreisen müssen und Oxfam eine Kostenübernahme zugesagt hat, erfolgt die Verarbeitung der angegebenen Daten (Kontoinhaber*in Name, Bank Name, IBAN und BIC) zum Zweck der Reisekostenrückerstattung. Die Daten werden ausschließlich von unserer Finanzabteilung entgegengenommen und verarbeitet, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
   4. Für die Besetzung ausgewählter Positionen nutzen wir ggf. Personaldienstleister. Diese übermitteln uns die personenbezogenen Daten, die Sie dem Personaldienstleister zur Verfügung gestellt haben. Die Profile werden intern an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet, der den Auswahlprozess durchführt. Sofern wir ungefragt Profile von potenziellen Kandidat*innen von Personaldienstleistern zugeschickt bekommen, sind diese Profile in der Regel pseudonymisiert, d.h. ein Personenbezug ist für uns ohne das Mitwirken des Personaldienstleisters nicht herstellbar.
   5. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG und ggfs. auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.
7. Einstellungen fester oder freier Mitarbeiter*innen für spezielle Projekte auf Zeit
   1. Für einzelne Projekte stellen wir feste oder freie Mitarbeiter*innen auf Zeit ein. Für das Bewerbungs- und Einstellungsverfahren nutzen wir externe Personaldienstleister, die uns Profile von potenziellen Kandidat*innen weiterleiten. Diese können Ihre personenbezogenen Daten enthalten, sofern und soweit die Angaben nicht pseudonymisiert und für uns nicht personenbeziehbar sind. Die Profile werden intern an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet, der den Auswahlprozess durchführt. Mit der*m finalen Kandidat*in wird ein Vertrag geschlossen, entweder direkt mit uns oder über den Personaldienstleister.
   2. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
8. Erhebung weiterer Informationen zu Bewerber*innen und Prüfung der Referenzen
   1. Wenn Sie Referenzen inklusive Kontaktdaten angeben, werden wir Sie ggfs. um Ihr Einverständnis für eine Kontaktaufnahme, zur Verifizierung der angegebenen Informationen (z.B. beim ehemaligen Arbeitgeber), bitten. Hierdurch soll ein noch detaillierterer Eindruck über Ihre vorherigen Tätigkeiten gewonnen werden.
   2. Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG durchgeführt. Sofern wir auf öffentlich zugängliche Quellen (etwa Profile in sozialen Netzwerken) zurückgreifen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
9. Erstellung des Arbeitsvertrags
   1. Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Anstellungsvertrag zu erstellen. Hierfür werden alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) verarbeitet und intern an die verantwortlichen Mitarbeitenden des Personalmanagements weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
   2. Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Konfession für die Kirchensteuer). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
10. Bei einer Absage bieten wir Ihnen ggf. eine Aufnahme in unseren Talent-Pool an. Hierfür benötigen wir Ihre schriftliche Einwilligung per E-Mail. Im Talent-Pool werden Ihre Kontaktdaten (Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Ihre Bewerbungsunterlagen sowie potenzielles Interessengebiet gespeichert, um Sie bei zukünftigen passenden Stellen zu kontaktieren. Die Speicherung erfolgt für einen Zeitraum von zwei Jahren und kann mit Ihrer erneuten Einwilligung verlängert werden, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit ohne Nennung von Gründen widerrufen, woraufhin wir Ihre Daten löschen.

Kategorien von Empfänger*innen

1. Bei der Durchführung Ihres Bewerbungsprozesses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an die jeweils rekrutierende Entität von Oxfam Deutschland. Die Übermittlung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, interne Verwaltungstätigkeiten effizient durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
2. Wenn Sie sich allgemein oder für bestimmte Zeit auf eine Stelle bei einer Entität von Oxfam bewerben, übermittelt die Personalabteilung Ihre personenbezogenen Daten an die entsprechende Entität, die für eine Einstellung in Betracht kommt. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung Ihrer Bewerbung bei der entsprechenden Entität auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Im Anschluss werden Ihre Daten auch gem. dieser Datenschutzinformationen verarbeitet. Soweit ein Betriebsrat besteht, ist dieser nach den gesetzlichen Vorgaben bei der Besetzung offener Stellen einzubeziehen, so dass auch den Mitgliedern des Betriebsrates im erforderlichen Umfang Zugriff auf die Bewerbungsdaten gewährt werden muss. Ggfs. wird bei der Entscheidung über die Einstellung auch eine bestehende Schwerbehindertenvertretung einbezogen. Rechtsgrundlage der Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. § 99 BetrVG oder SchwbG. Alle an dem Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeiter*innen behandeln Ihre personenbezogenen Daten (insbes. Bewerbungsunterlagen) mit der gebotenen Sorgfalt und absolut vertraulich.
3. Für den gesamten Prozess der Bewerbung setzen wir das Online-Tool Aventini als Auftragsverarbeiter sowie zur weiteren Kommunikation per E-Mail auch Outlook ein. Die Weitergabe an unseren Auftragsverarbeiter erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, interne Verwaltungstätigkeiten effizient durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
4. Im Rahmen von internen Prüfungen und Sonderprüfungen können unter Umständen auch Bewerbungsdaten an Dienstleister*innen und/oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen im Rahmen der Prüfung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses unsere Rechte geltend zu machen und durchzusetzen sowie zur Betrugsprävention, Verhinderung des Missbrauchs von Leistungen und zur Aufdeckung von Straftaten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 bzw. S. 2 BDSG.
5. Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzliche Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO (z.B. an die Polizeibehörden im Rahmen von Strafermittlungen).
6. Reisekosten bei Bewerbungsgesprächen: Wir übermitteln Ihre Bankdaten (Kontoinhaber*in Name, Bank Name, IBAN und BIC) an unsere Finanzbuchhaltung, um die Reisekostenrückerstattung durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht oder deren Verarbeitung eingeschränkt bzw. gesperrt, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind bzw. die*der Betroffene dieser Verarbeitung widersprochen hat. Im Detail:

1. Log files: Die Log files (Protokolldateien) unserer Besucher*innen der „Freie Stellen“-Seite werden nach 14 Tagen automatisiert gelöscht, sofern kein Verdacht eines Missbrauchs unseres Dienstes oder eines Cyber-Angriffs besteht, welcher eine längere Speicherung bis zur Klärung der Fakten rechtfertigen würde.
2. Bewerbungsdaten: Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Absage gelöscht. Dauert das Auswahlverfahren länger als sechs Monate, werden die Bewerber*innen per E-Mail um Zustimmung für eine weitere Verarbeitung gebeten.
3. Einwilligungserklärungen: Sofern wir eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Ihnen einholen, bewahren wir diese für Nachweiszwecke ab Erlangung der Einwilligung und letztmaliger Benutzung für die Dauer von drei Jahren auf. Nach Beendigung der Nutzung bzw. nach Widerruf der Erklärung werden Einwilligungen bis zur Löschung für die weitere Verarbeitung gesperrt.

Ihre Rechte

Folgende Rechte stehen Ihnen als Betroffene*r vom Grundsatz her und, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen, zu:

• Recht auf Information (Art. 13,14 DSGVO);
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG.;
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG.;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses, geeignete Mitarbeiter*innen zu rekrutieren und ein effizientes Bewerbungsmanagement zu führen, Betrugs- und Missbrauchsfälle zu vermeiden, Straftaten aufzudecken, Rechte durchzusetzen sowie geltend zu machen und Verwaltungstätigkeiten effizient und arbeitsteilig durchzuführen.
2. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage dieser berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) und auf dieser Rechtsgrundlage nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
3. Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
4. Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c)

Richten Sie bitte Ihre Anfrage oder Widerruf schriftlich, telefonisch oder per E-Mail an:

Oxfam Deutschland Shops gGmbH
Bereich Personal und Organisation
Am Köllnischen Park 1
10179 Berlin
Telefon: +49 30 453 069 10
Telefax: +49 30 453 069 201
recruiting [at] oxfam.de (recruiting[at]oxfam[dot]de)

Verantwortliche Stellen im Sinne der DSGVO sind:

Oxfam Deutschland e.V.
Charlotte Becker, Vorständin (interim)
Am Köllnischen Park 1
10179 Berlin

Telefon: +49 30 45 30 69 0
Telefax: +49 30 45 30 69 401

E-Mail: info [at] oxfam.de (info[at]oxfam[dot]de)
Internet: www.oxfam.de

und

Oxfam Deutschland Shops gGmbH
Jan Heser, Geschäftsführer
Am Köllnischen Park 1
10179 Berlin

Telefon: +49 30 45 30 69 10
Telefax: +49 30 45 30 69 201

E-Mail: shopinfo [at] oxfam.de (shopinfo[at]oxfam[dot]de)
Internet: www.oxfam.de

Datenschutzbeauftragter:

Dr. Stefan Drewes

E-Mail: datenschutz [at] oxfam.de (datenschutz[at]oxfam[dot]de)
Telefon: +49 30 45 30 69 135